Is uw bedrijf in orde?

Nee, en dat is ook niet zijn taak. Een sociaal secretariaat berekent de loonafrekening op basis van de informatie die u doorgeeft: uren, afwezigheden, premies. Het controleert niet of uw contracten in orde zijn, of uw arbeidsreglement bestaat, of uw uurroosters conform zijn, noch of u recht hebt op een bepaalde vermindering. Als het niet weet dat uw bedrijf nooit personeel heeft gehad, dat die chauffeur ’s nachts werkt of dat die kandidaat al meer dan een jaar bij het Forem stond ingeschreven, wordt de steun nooit aangevraagd. In de dossiers die wij controleren, is de fout zelden te wijten aan een verkeerde berekening; ze is te wijten aan informatie die nooit aan het sociaal secretariaat is doorgegeven.

De conformiteitscontrole beantwoordt de vraag „ben ik in orde?“: contracten, arbeidsreglement, arbeidstijden, loon, verplichte documenten. Ze wordt afgesloten met een rapport en een lijst van actiepunten, gerangschikt naar urgentie. De steunaudit beantwoordt de vraag „heb ik alles ontvangen waarop ik recht had?“: hij vergelijkt uw RSZ-aangiften en uw voorheffingsaangiften met de verminderingen waarop u recht had. De tweede is gratis, omdat hij wordt betaald op basis van wat hij terugkrijgt. De eerste wordt in rekening gebracht, omdat hij u eerder beschermt dan dat hij u iets oplevert.

Voor de controle van de tewerkstellingsmaatregelen: uw loonfiches en de facturen of afrekeningen van uw sociaal secretariaat, waarop de toegepaste verminderingen zijn vermeld. Als u over uw driemaandelijkse aangiften bij de RSZ (DmfA) of uw aangiften voor de bedrijfsvoorheffing beschikt, voeg deze dan bij; anders is dat geen probleem, de meeste sociale secretariaten sturen deze niet door naar hun klanten. Voor de conformiteitscontrole komen daar nog uw contracten, uw arbeidsreglement en uw uurroosters bij. Als u een document mist, geven wij u aan waar u het kunt vinden of vragen wij het met uw toestemming op.

Over de afgelopen drie jaar, wat overeenkomt met de termijn waarbinnen te veel betaalde bijdragen kunnen worden teruggevorderd. Als we een oudere fout vaststellen, berekenen we ook de omvang daarvan: wanneer deze het gevolg is van een nalatigheid van uw sociaal secretariaat, kan dit aanleiding geven tot een vordering tegen het secretariaat.

U betaalt niets voor de controle van de tewerkstellingsmaatregelen en u behoudt de voorlopige diagnose. Wij controleren elke regeling één voor één en laten u weten welke zijn afgesloten en waarom. Het komt voor dat een schijnbaar vergeten tewerkstellingsmaatregel, na een herberekening fiche per fiche, uiteindelijk niets waard blijkt te zijn; dat laten wij u ook weten, voordat wij ook maar enige stap ondernemen.

Na uw akkoord ondertekenen we een honorariumovereenkomst. Afhankelijk van uw voorkeur geeft u ons een volmacht om namens u op te treden bij uw sociaal secretariaat en de overheid, of stellen wij de brieven op die u zelf aan hen verstuurt. De betreffende kwartalen worden vervolgens geregulariseerd, de correctieaangiften voor de voorheffing ingediend en de tegoeden opgevolgd totdat ze zijn verrekend of terugbetaald. Wanneer een dienstverlener aansprakelijk is, stellen wij de vordering op. U wordt bij elke stap op de hoogte gehouden, en wij controleren altijd of de rest van het dossier in orde is alvorens een verzoek in te dienen: een vordering zet de overheid ertoe aan om het geheel te onderzoeken.

De inspectie kondigt haar bezoek doorgaans aan en geeft aan welke documenten zij wil inzien: personeelsregister, contracten, arbeidsreglement, uurroosters, loonfiches, Dimona-bewijzen. Wij stellen dit dossier samen met u op, nemen door wat vragen zou kunnen oproepen en begeleiden u op de dag van het bezoek. Indien een regularisatie wordt gevraagd, onderhandelen wij hierover en voeren wij deze uit. Een controle moet u voorbereiden; onvoorbereid verloopt ze zelden goed.

Dat hangt af van de regeling en de regio. In Wallonië moet de ‘Incitant Job Plus’ binnen de maand na de aanwerving worden aangevraagd; na deze termijn vervalt de steun zonder mogelijkheid tot beroep. De federale verminderingen worden achteraf verwerkt in uw RSZ-aangiften. Daarom controleren wij het profiel van de kandidaat liever vóór de ondertekening: van twee kandidaten met een gelijkwaardig cv kan de ene recht geven op steun gedurende drie jaar en de andere helemaal niet.

Ja. De federale maatregelen gelden in de drie Gewesten: structurele vermindering, eerste aanwervingen, vrijstellingen van voorheffing. De bedrijfsopleiding (FPIE) en de Actiris-stages blijven bestaan. Juist wanneer de tewerkstellingsmaatregelen schaarser worden, mag u geen enkele van de resterende maatregelen missen.

De documenten worden opgeslagen op een versleutelde ruimte, gehost in de Europese Unie, en worden uitsluitend door uw adviseur geraadpleegd. Met elke klant wordt een overeenkomst inzake gegevensverwerking ondertekend. Aan het einde van de opdracht worden de documenten op eenvoudig verzoek verwijderd.