Votre entreprise est-elle en ordre ?

Non, et ce n’est pas son rôle. Un secrétariat social calcule la paie à partir des informations que vous lui transmettez : heures, absences, primes. Il ne vérifie pas que vos contrats tiennent, que votre règlement de travail existe, que vos horaires sont conformes ni que vous avez droit à telle réduction. S’il ignore que votre société n’a jamais eu de personnel, que ce chauffeur travaille de nuit ou que ce candidat était inscrit au Forem depuis plus d’un an, l’aide n’est jamais demandée. Dans les dossiers que nous auditons, l’erreur vient rarement d’un calcul faux ; elle vient d’une information qui ne lui a jamais été transmise.

L’audit de conformité répond à la question « suis-je en ordre ? » : contrats, règlement de travail, temps de travail, rémunération, documents obligatoires. Il se termine par un rapport et une liste d’actions classées par urgence. L’audit des aides répond à la question « ai-je perçu tout ce à quoi j’avais droit ? » : il compare vos déclarations ONSS et vos déclarations au précompte avec les réductions qui vous étaient ouvertes. Le second est gratuit, parce qu’il se rémunère sur ce qu’il récupère. Le premier est facturé, parce qu’il vous protège plutôt qu’il ne vous rapporte.

Pour l’audit des aides : vos fiches de paie et les factures ou décomptes de votre secrétariat social, sur lesquels figurent les réductions appliquées. Si vous disposez de vos déclarations trimestrielles à l’ONSS (DmfA) ou de vos déclarations au précompte professionnel, joignez-les ; sinon, ce n’est pas un problème, la plupart des secrétariats sociaux ne les transmettent pas à leurs clients. Pour l’audit de conformité, s’y ajoutent vos contrats, votre règlement de travail et vos horaires. Si un document vous manque, nous vous indiquons où le trouver ou nous le demandons avec votre accord.

Sur les trois dernières années, qui correspondent au délai dans lequel les cotisations payées en trop peuvent être récupérées. Si nous constatons une erreur plus ancienne, nous la chiffrons également : lorsqu’elle résulte d’un manquement de votre secrétariat social, elle peut fonder une réclamation à son encontre.

Vous ne payez rien pour l’audit des aides, et vous gardez le pré-diagnostic. Nous vérifions chaque dispositif un par un et nous vous disons lesquels sont fermés et pourquoi. Il arrive qu’une aide apparemment oubliée se révèle, après recalcul fiche par fiche, ne rien valoir ; nous vous le disons aussi, avant d’engager la moindre démarche.

Après votre accord, nous signons une convention d’honoraires. Selon votre préférence, vous nous donnez procuration pour agir en votre nom auprès de votre secrétariat social et de l’administration, ou nous rédigeons les courriers que vous leur adressez vous-même. Les trimestres concernés sont ensuite régularisés, les déclarations rectificatives au précompte introduites et les crédits suivis jusqu’à leur imputation ou leur remboursement. Lorsque la responsabilité d’un prestataire est engagée, nous rédigeons la réclamation. Vous êtes informé à chaque étape, et nous vérifions toujours que le reste du dossier est en ordre avant toute demande : une réclamation invite l’administration à examiner l’ensemble.

L’inspection annonce en général sa visite et liste les documents qu’elle souhaite voir : registre du personnel, contrats, règlement de travail, horaires, fiches de paie, preuves de Dimona. Nous préparons ce dossier avec vous, nous relisons ce qui pourrait poser question et nous vous accompagnons le jour de la visite. Si une régularisation est demandée, nous la négocions et la mettons en œuvre. Un contrôle se prépare ; il se subit rarement bien.

Cela dépend du dispositif et de la Région. En Wallonie, l’Incitant Job Plus se demande dans le mois de l’engagement ; passé ce délai, l’aide est perdue sans recours. Les réductions fédérales, elles, se corrigent dans vos déclarations ONSS après coup. C’est pourquoi nous préférons vérifier le profil du candidat avant la signature : entre deux candidats équivalents sur CV, l’un peut ouvrir une aide sur trois ans et l’autre aucune.

Oui. Les mesures fédérales s’appliquent dans les trois Régions : réduction structurelle, premiers engagements, dispenses de précompte. La formation en entreprise (FPIE) et les stages Actiris sont maintenus. C’est précisément quand les aides se raréfient qu’il faut ne manquer aucune de celles qui restent.

Les documents sont déposés sur un espace chiffré, hébergé dans l’Union européenne, et consultés uniquement par votre conseiller. Une convention de traitement des données est signée avec chaque client. À la fin de la mission, les documents sont supprimés sur simple demande.